Cómo firmar un documento en Word y online

La creación de una firma electrónica hace que sea más conveniente firmar documentos desde su PC o teléfono móvil, ya sea en PDF o Word. A pesar de no tener la validez legal de una firma digital, la firma electrónica a menudo se acepta en muchos acuerdos y transacciones.


Fuerza Tecnológica le muestra cómo hacer esto en PC, Android y iPhone. También comprenda la diferencia entre firma electrónica y firma digital.

1. online

Para incluir la firma electrónica online, usaremos el servicio Suscribir PDF, desde la plataforma Small PDF. Gratis, el sitio le permite firmar usando su mouse, trackpad o pantalla táctil en su teléfono celular o tableta. O cargue una imagen con la firma.

El servicio afirma utilizar un sistema de cifrado SSL de 256 bits para mantener seguro el contenido de los documentos. Esto significa que solo los signatarios tienen acceso a lo que está escrito en el archivo.

1. Vaya al sitio web de Small PDF y haga clic en Seleccionar archivo para cargar el documento;

Captura de pantalla de inicio del servicio Suscribirse a PDF, desde Small PDF

2. Cierre el cuadro de instrucciones que aparece en la pantalla. Para insertar su firma en el documento, vaya a Crear una firma ;

  • En el móvil , debe ir a Su suscripción → Crear una suscripción .

3. Se mostrarán tres opciones:

A) Firmar : use el mouse o la pantalla del móvil para escribir su firma sobre la línea. Si lo desea, puede cambiar el color haciendo clic en el círculo negro sobre el rectángulo.

B) Tipo : como su nombre indica, debe escribir su nombre y luego elegir la fuente en Cambiar estilo.

C) Cargar : le permite cargar un archivo JPG con su firma. Simplemente haga clic en Elegir una imagen . También puede cambiar el color del círculo negro sobre el rectángulo;

Suscríbase a las opciones de suscripción al servicio PDF

  • En el celular , solo se muestra la opción Suscribir . Pero si tocas el icono formado por tres líneas, en la esquina superior izquierda de la pantalla, también tendrás acceso al elemento Subir .

4. Después de seguir uno de los procedimientos anteriores, haga clic en Crear para continuar;

5. En la computadora , la firma creada aparecerá en la columna a la derecha del documento. Haga clic en él para que aparezca en el documento. En el celular , ya estará sobre el documento;

Cómo insertar la firma en el documento a través del servicio Sign PDF

6. Luego haga clic y arrastre para colocarlo en su ubicación preferida. También puede cambiar el tamaño haciendo clic en los cuadrados en los extremos y arrastrando;

7. Ahora, vaya a Finalizar y firmar para completar el proceso;

8. Para guardar el documento en su dispositivo, vaya a Guardar y luego Guardar en dispositivo .

Cómo invitar a otra persona a suscribirse

Si necesita que otros firmen el mismo documento virtualmente, puede utilizar el servicio Sign PDF. En este caso, antes de ir a Finalizar y firmar , debe tocar Agregar firmante .

Luego ingrese el nombre, apellido y dirección de correo electrónico de la persona y vaya a Agregar . Estos datos aparecerán en la columna derecha del PC o en la parte inferior de la pantalla del teléfono móvil. Arrástrelo al lugar donde desea que firme.

Cómo agregar un firmante al servicio de suscripción de PDF

Si tiene que incluir a otra persona, simplemente repita el proceso tantas veces como sea necesario. Cuando termine, vaya a Revisar y enviar . En la siguiente pantalla, ingrese su nombre, apellido y dirección de correo electrónico y, si lo desea, redacte un mensaje para el destinatario.

Complete con Finalizar y enviar . En el cuadro de confirmación que aparece, haga clic en Sí, puede enviar . La persona recibirá el documento en su correo electrónico. También podrá optar por firmar, escribir o cargar manualmente una imagen con la firma.

2. En Word

Word le permite ingresar fácilmente una firma si el usuario tiene una identificación digital. Pero no hay una función incorporada en lo que respecta a la firma electrónica. Sin embargo, dos trucos simples te permiten incluir la firma manualmente o agregando una imagen. ¡Comenzamos!

firmando manualmente

1. Primero, abra el documento que necesitará firmar;

2. Luego abra el programa Paint . En una hoja en blanco del programa, use la herramienta lápiz para escribir su firma;

Suscribirse a Paint

3. Si desea ajustar el tamaño de la imagen, haga clic en Seleccionar . Arrastre el mouse para seleccionar el área alrededor de lo que se escribió y haga clic en Cortar ;

4. Aún en Paint, vaya a Archivo → Guardar como → Imagen PNG . Nombra la imagen, elige la carpeta y guarda;

5. Ahora, de vuelta al documento en Word , en la pestaña Insertar, haga clic en Imágenes → Este dispositivo . Inserte la imagen que acaba de guardar de Paint haciendo doble clic en ella;

Cómo insertar la imagen de la firma en Word

6. La imagen aparecerá en el documento. Para colocarlo en el lugar correcto, simplemente haga clic y arrastre. Para cambiar el tamaño, haga clic en uno de los círculos al final de la figura y arrastre;

Ajustar la firma en Word

7. Una vez agregada la firma, guardel documento normalmente en la ruta Archivo → Guardar como .

Subiendo foto de firma

1. Abra el documento en el que necesita ingresar su firma;

2. En la pestaña Insertar, vaya a la pestaña Insertar y haga clic en Imágenes → Este dispositivo . Luego seleccione su foto de firma;

3. La imagen aparecerá en el documento. Haga clic en él para acceder a las herramientas de edición. Si desea eliminar el fondo, dejando solo las líneas dibujadas, haga clic en Eliminar fondo ;

Cómo eliminar el fondo de la firma en Word

4. Automáticamente, el programa seleccionará el fondo de la foto para eliminar. Sin embargo, puede haber algunos errores en la detección. Si desea incluir una parte que se eliminaría, haga clic en el botón Marcar áreas para conservar y luego sobre el área.

Para las regiones que se conservarían pero que desea eliminar, vaya a Marcar áreas para su eliminación ;

Eliminar el fondo de la imagen de la firma en Word

5. Finalice la edición haciendo clic en el icono de verificación (✔);

6. Ahora coloque la firma en el lugar correcto haciendo clic y arrastrándola. Para cambiar el tamaño, haga clic en uno de los círculos al final de la figura y arrastre;

7. Una vez agregada la firma, guardel documento normalmente en la ruta Archivo → Guardar como .

3. En dispositivos móviles (Android y iPhone)

Para firmar un documento PDF en un dispositivo móvil, usaremos la aplicación Adobe Fill & Sign , disponible gratis para Android e iOS . Entonces, solo descargue y siga el paso a paso a continuación.

1. Abra Adobe Fill & Sign. Si lo desea, inicie sesión en su cuenta de Gmail, Facebook o ID de Apple. De lo contrario, toque el icono x para acceder a los recursos sin registrarse;

2. En la parte superior de la pantalla, toque Seleccionar un formulario para completar ;

Cómo ingresar la firma en la aplicación Adobe Fill & Sign

3. En el menú que se abre, elija la fuente del documento. Puede ser desde los archivos, desde la galería de imágenes o tomando una foto en el acto, por ejemplo. Luego toque el documento que desea abrir o tomar la foto;

4. Con el documento abierto, vaya al ícono de un lápiz, ubicado en la parte superior de la pantalla en Android y en la parte inferior, en iPhone;

5. Luego elija Crear suscripción ;

6. Con su dedo o un lápiz de pantalla táctil, firme sobre la línea que aparecerá en la pantalla. Si no le gusta el resultado, puedeliminarlo en Clear . Cuando esté satisfecho, vaya a Listo ;

  • En el iPhone , el usuario también tiene la opción de tomar una foto en el acto o incluir una imagen con la firma. En este caso, seleccione la región y confirme con Listo . La aplicación elimina automáticamente el fondo de la foto.

Cómo firmar un documento en un dispositivo móvil con la aplicación de Adobe

7. Si por casualidad la firma no aparece automáticamente sobre el documento, toque el icono del bolígrafo una vez más. Cuando vea la imagen de la firma, tóquela.

Al tocar y mantener presionado, puede arrastrarlo al área deseada. En el icono formado por dos flechas en direcciones opuestas, puede ajustar el tamaño;

8. Para guardar, toque el ícono de compartir ubicado junto al ícono de lápiz.

  • En Android , al tocar el icono, el archivo se guarda automáticamente en la carpeta de descargas.
  • En iPhone , seleccione dónde desea guardar o con qué aplicación desea compartir el documento.

¿Cuál es la diferencia entre firma electrónica y firma digital?

Chico hace firma electrónica en la pantalla del teléfono celular

Aunque parezcan sinónimos, firma electrónica y firma digital no son lo mismo. La firma electrónica es una firma digital que, a pesar de ser ampliamente aceptada, puede no ser aceptada en grandes transacciones.

En septiembre de 2020, la Medida Provisional 983/2020 amplió el uso de firmas electrónicas en documentos. Pero aún existen limitaciones. Según Agência Estado, no tienen validez en procesos judiciales, interacciones en las que puede haber anonimato y sistemas de defensoría del pueblo de las entidades públicas.

Tampoco pueden utilizarse en programas de asistencia a víctimas y testigos amenazados y en casos en los que sea necesario preservar la confidencialidad.

En tales casos, es necesario utilizar la firma digital , que es un certificado digital emitido por una autoridad de certificación autorizada. Está asociado a un código antifraude único, que garantiza su integridad y autenticidad.

Según la empresa de procesos SML Brasil, la ley brasileña acepta la firma digital como sustituto legal de la escritura a mano.

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