20 consejos para aquellos que no saben nada sobre Excel y quieren aprender los conceptos básicos

Excel es el editor de hojas de cálculo de Microsoft y te permite crear hojas de cálculo, gráficos y facilitar una serie de operaciones.


No es ningún secreto que el dominio del programa puede marcar la diferencia para aprobar un puesto vacante. Por lo tanto, Fuerza Tecnológica reúne 20 consejos para aquellos que no saben nada sobre Excel y quieren aprender los conceptos básicos.

Descubra cuáles son las fórmulas y los atajos principales, cómo crear gráficos y aplicar filtros a una hoja de cálculo. Vea también lo simple que es organizar el contenido en orden ascendente o alfabético, ocultar datos, congelar filas y columnas, y más.

1. ¿Qué es Excel?

Lo que Excel es un editor de hojas de cálculo que tuvo su primera edición lanzada en 1985, curiosamente, para el sistema operativo Macintosh, de su rival Apple. Desde entonces, ha recibido una serie de actualizaciones.

Sin embargo, su función principal sigue siendo la misma. El programa fue creado para ayudar a organizar los datos y facilitar los cálculos, desde los más simples hasta los más complejos.

El software le permite crear reglas que se autoaplican en celdas predefinidas, sin la necesidad de que el usuario realice cada operación manualmente.

A partir de la información proporcionada, también crea automáticamente gráficos, lo que facilita la visualización de los datos. Para entender un poco mejor cómo sucede todo esto, es necesario conocer la “anatomía” de Excel.

Cada página está formada por un número límite de 1.048.576 líneas y 16.384 columnas. Las intersecciones entre filas y columnas se llaman celdas (eso es 2,147,483,648 en total).

Consejos básicos de Excel

Las filas se definen por números, las columnas por letras. Es decir, las celdas de la primera fila son A1, B1, C1, etc. Las celdas de la primera columna son A1, A2, A3, etc.

Cuando hace clic en una celda, su nombre se muestra arriba, al lado de la barra de fórmulas. En esta barra se escriben las fórmulas utilizadas en cada celda, si las hay. En el siguiente tema cubriremos las fórmulas básicas.

2. Fórmulas

Antes de enumerar las fórmulas principales para aquellos que desean aprender los conceptos básicos de Excel, debemos explicar cómo funcionan.

El tutorial oficial de Microsoft Excel explica que una función es un comando creado que toma un valor o valores, hace un cálculo determinado y devuelve un resultado. Se utilizan fórmulas para aplicar prácticamente estas funciones. Pueden abarcar celdas, rangos de celdas o números.

Es importante recordar que cada fórmula comienza con el símbolo = y luego puede variar según la función deseada. El resultado se muestra presionando la tecla Enter .

consejos básicos de Excel

En el ejemplo anterior, mostramos la multiplicación del valor de la celda B3 por el de C3. Así, en D3 insertamos la función = (B3 * C3) . Al presionar la tecla Enter , obtuvimos el resultado 125 (25 por 5).

Aclarado cómo funcionan, consulte a continuación las fórmulas principales que debe conocer un principiante en Excel.

En los siguientes ejemplos de fórmulas, las letras C representan celdas supuestamente utilizadas en cada función:

Ocupación Fórmula
Suma = SUMA (C3: C6)
Sustracción = C2-C3
Multiplicación = C2 * C3
Multiplicación de múltiples celdas (en este caso, todas aquellas entre C1 y C4) = MULT (C1: C4)

División

= C2 / C3

Potencia (en este caso, el cálculo se hace con números y no con celdas. En el ejemplo sería 5²)

= POTENCIA (5; 2)

Media aritmética

= PROMEDIO (C2: C6)

Promedio entre los números en las celdas C2 a C6 y el número 3

= PROMEDIO (C2: C6, 3)

¿Quieres ahondar en el tema? Consulte más de 30 fórmulas de Excel para dominar las hojas de cálculo.

3. Agregue filas y columnas nuevas

A menudo, cuando construimos una tabla, necesitamos insertar nueva información entre los datos que ya se han agregado. Y para eso, puede ser necesario incluir una o varias filas y columnas.

Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en la celda en la que desea incluir la fila justo arriba o la columna justo a la izquierda. En el menú que se abre, vaya a insertar y luego elija Toda la fila o Toda la columna . Confirmar con OK .

Consejos básicos de Excel

Si desea insertar más filas o columnas de inmediato, simplemente presione la tecla F4 repetidamente, según la cantidad que desee.

Si desea eliminar una fila o columna, haga clic con el botón derecho en una celda que forma parte de ella. Luego vaya a Eliminar y elija Toda la fila o Toda la columna .

4. Seleccione varias celdas (y selección con un clic)

¿Necesita seleccionar varias celdas a la vez para realizar una operación? Es posible hacer esto de varias formas. Si las celdas están en secuencia, haga clic en la primera, presione Shift y luego haga clic en la última. Se seleccionarán todas las celdas del rango.

Sin embargo, si el objetivo es utilizar celdas colocadas al azar, haga clic en una de ellas. Luego presione la tecla Ctrl y haga clic en todas las celdas que desee usar. Mantenga Ctrl siempre presionado, hasta hacer clic en la última celda.

¿Necesita todas las celdas de la hoja de cálculo? Haga clic en el botón ubicado en la esquina izquierda de la pantalla, indicado en la imagen a continuación.

Consejos básicos de Excel

5. Transponer datos de una fila a una columna (y viceversa)

A veces necesitamos usar datos de una fila en una columna o al revés. Sería mucho trabajo si tuviéramos que copiar y pegar celda por celda, ¿no es así? Sin embargo, existe una forma muy sencilla de realizar el trámite.

Consejos básicos de Excel

Para hacer esto, seleccione todas las celdas que necesita y copie ( Ctrl + C ). Luego seleccione las celdas donde desea transponer esta información y haga clic con el botón derecho del mouse. En las opciones de pegado que aparecen, haga clic en Transponer ( ).

Es posible hacer el proceso con una sola fila o columna o, si lo desea, con una tabla completa.

6. Ocultar datos

¿Prefiere dejar alguna información confidencial “oculta”? Sin problemas. Para hacer esto, seleccione las celdas que necesitan ocultar la información, como se explica en el ítem 4.

Luego haga clic en el símbolo de la flecha hacia abajo junto al número que se muestra en la imagen a continuación. En el cuadro que se abre, en la pestaña Número , elija la categoría Personalizado . En Tipo , escriba ;;; y completar con OK .

Consejos básicos de Excel

Inmediatamente, los valores desaparecerán del informe, pero se seguirán contando.

Si desea volver a mostrarlos, seleccione las celdas y haga clic en el símbolo de flecha hacia abajo nuevamente. En la pestaña Número , vaya esta vez a la categoría General . Después de confirmar con OK , los números se mostrarán nuevamente.

7. Ingrese valores que comiencen con cero

De forma predeterminada, Excel ignora los ceros iniciales en un número y, por lo tanto, los suprime. Si desea mantener cero en la celda, debe realizar un truco simple. Simplemente agregue un apóstrofo ( ) antes del número, como ‘ 002345 y se mantendrán.

8. Congelar encabezados y columnas

En los casos de hojas muy largas, puede resultar útil mantener la información del encabezado siempre visible, incluso si se desplaza por la pantalla. Para esto, existe la función de congelación de celda, que funciona tanto para filas como para columnas.

consejos básicos de Excel

Primero, vaya a la pestaña Pantalla de Excel y haga clic en Congelar paneles . Luego, elija fijar la primera fila y la primera columna ( Paneles congelados ), solo la primera fila o solo la primera columna.

9. Organizar los contenidos en orden alfabético o ascendente.

Organizar la información en una tabla en orden ascendente o alfabético es muy simple y puede hacer su vida más fácil. Simplemente seleccione todos los elementos de la columna y haga clic con el botón derecho en una de las celdas seleccionadas.

Consejos básicos de Excel

En el menú que se abre, coloque el puntero del mouse sobre la opción Ordenar . Haga clic en Ordenar de menor a mayor para ordenar en orden ascendente o alfabético. Si desea mostrar en orden descendente o de Z a A, elija Ordenar de mayor a menor .

10. Información en la barra de estado

Si observa de cerca, al seleccionar algunas celdas al mismo tiempo, los resultados se muestran en la barra en la parte inferior de la hoja de cálculo. De forma predeterminada, muestra instantáneamente la media numérica, el número de celdas seleccionadas y la suma de esas celdas. Todo ello sin tener que introducir ninguna fórmula.

consejos básicos de Excel

Si desea excluir o incluir otra información en la barra de estado, haga clic en ella con el botón derecho del mouse. Las opciones activadas están marcadas con una marca de verificación junto a ellas. Para activar o desactivar, simplemente haga clic en el elemento.

11. Pincel de formato

El pincel de formato es una herramienta muy útil para ahorrar tiempo y trabajo. Presente en otros programas del paquete Office, la característica le permite copiar rápidamente el tipo de fuente, color, tamaño, entre otras características.

Consejos básicos de Excel

Para hacer esto, simplemente seleccione la celda desde la que desea copiar el patrón y haga clic en el símbolo del pincel, disponible en la pestaña Inicio . Luego haga clic en la celda que desea formatear de la misma manera. Si desea aplicar a varias celdas al mismo tiempo, simplemente arrastre el mouse sobre ellas tan pronto como haga clic en la primera.

12. Hoja de trabajo duplicada

Cualquiera que desee replicar datos o formatear desde una tabla a otra pestaña puede hacerlo sin copiar y pegar todas las celdas. Para hacer esto, simplemente haga clic con el botón derecho del mouse en el nombre de la pestaña y, en el menú que se abre, haga clic en Mover o copiar .

Consejos básicos de Excel

Luego, marque la casilla junto a Crear una copia y verifique si la pestaña seleccionada es la que desea. Luego confirme con OK . Se realizará una copia idéntica a la primera hoja de trabajo y se ubicará en la pestaña del lateral.

13. Proteger la hoja de cálculo con contraseña

¿Tiene una hoja de cálculo compartida con datos importantes y no quiere que nadie la cambie sin su conocimiento? Sepa que es posible protegerlos con una contraseña. Simplemente haga clic con el botón derecho en el nombre de la pestaña en la parte inferior de la pantalla.

En el menú que aparece, vaya a Proteger hoja . Luego configure la contraseña para desbloquear la hoja de cálculo y, a continuación, elija las acciones que terceros podrán realizar en el documento. Confirmar con OK . Luego repita la contraseña definida y una vez más vaya a OK .

Para desproteger la hoja, vaya a la pestaña Revisar y haga clic en Desproteger hoja ubicada en el menú superior. Introduzca la contraseña previamente definida y confirme con OK .

14. Incluir filtros

Cualquiera que tenga una hoja de cálculo muy grande puede tener dificultades para encontrar la información ingresada en ella. Para eso, hay filtros. Para aplicar, seleccione la celda correspondiente a la parte superior de la columna por la que desea filtrar. Si lo desea, puedelegir varias celdas.

Consejos básicos de Excel

En la pestaña Datos , seleccione la opción Filtro . Entonces aparecerán flechas en las celdas. Haga clic en ellos y seleccione solo los elementos que desea mostrar en su tabla. También puede buscar por nombre o valor.

15. Configurar números decimales

Es posible que cuando incluyas un número decimal, este aparezca con más o menos lugares después del punto decimal de los que deseas.

Para resolver el problema, seleccione las celdas que contienen los números y haga clic en Aumentar posiciones decimales justo encima de Números . Esto es para mostrar más números después de la coma.

Consejos básicos de Excel

Si desea reducir la cantidad de números, vaya a Disminuir decimales . Haga clic en los iconos tantas veces como el número de casas que desee incluir o excluir.

16. Encontrar contenido duplicado

¿Necesita encontrar el contenido duplicado de la hoja de cálculo? No se preocupe. Primero, seleccione las celdas que desea verificar. En la pestaña Inicio , haga clic en Formato condicional .

Consejos básicos de Excel

Luego, vaya a Resaltar reglas de celda y, en el menú que aparece, elija Valores duplicados . En el cuadro que se abre, elige el formato que quieres darle a los valores que aparecen por duplicado, para que se destaquen.

Puede ser, por ejemplo, un relleno de color rojo claro y una letra de color rojo oscuro. Después de la configuración, confirme con OK .

17. Ajuste de filas y columnas

Puede establecer la altura de la fila y el ancho de la columna de forma predeterminada. Para hacer esto, seleccione las celdas que desea ajustar y, en la pestaña Inicio , vaya a Formato .

Elija el elemento Alto de fila o Ancho de columna . Luego ingrese el número correspondiente al alto o ancho y confirme con OK . Para tener una idea, el tamaño predeterminado para una columna es 8.43 y para una fila es 15.

18. Imprima solo el área deseada

Imprimir un archivo de Excel puede no ser tan fácil como parece. Si no se selecciona la tabla o gráfico, es posible que se impriman todas las celdas, incluso las que no se utilizan, desperdiciando hojas y hojas.

consejos básicos de Excel

Para ajustar el área de impresión, seleccione las celdas que se imprimirán. Luego vaya a Archivo y luego a Imprimir . En Configuración , elija Imprimir selecciones y confirme en Imprimir .

19.Haz gráficos

Excel facilita la visualización de datos al convertir tablas en gráficos. El proceso es bastante simple y Fuerza Tecnológica le enseña cómo hacerlo en el tutorial Cómo graficar en Excel en PC y dispositivos móviles .

20. Atajos

Muchas funciones de Excel se pueden realizar rápidamente mediante atajos de teclado. Vea algunos que pueden ayudar a muchos usuarios nuevos en el programa.

Atajo

Acción

Ctrl + Mayús + &

Agrega el contorno a las celdas seleccionadas.

Ctrl + 2 o Ctrl + N

Aplica o elimina el formato de negrita.

Ctrl + 3 o Ctrl + i

Aplica o elimina el formato de cursiva.

Ctrl + 4 o Ctrl + S

Aplica o elimina el subrayado.

Ctrl + 5

Aplicar o eliminar tachado.

Ctrl + T

Seleccione toda la hoja.

Mayús + barra espaciadora

Seleccione toda la línea.

Ctrl + barra espaciadora

Seleccione toda la columna.

Mayús + Flechas

Seleccione letras dentro de las celdas.

Alt + Intro

Saltar fila dentro de la misma celda.

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